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Landesamt für Arbeitsbeschaffung

Für weitere Informationen kontaktieren Sie Ihren lokalen Arbeitsamt. Die Adressen sind im Telefonbuch oder auf der Website: www.lfa.be

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Das Validationsbuch

Infoblatt

E20

Zuletzt aktualisiert am
30-06-2014

Einführung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, im Falle von zeitweiliger Arbeitslosigkeit wegen Schlechtwetters und aus wirtschaftlichen Gründen ein Validationsbuch zu führen. Diese Verpflichtung ist durch den Artikel 137 des Königlichen Erlasses vom 25. November 1991 zur Regelung der Arbeitslosigkeit und die Artikel 83 bis 86 des Ausführungserlasses vom 26. November 1991 vorgeschrieben.

Das Validationsbuch ist dazu bestimmt, dem LfA eine Übersicht aller nummerierten Formulare C 3.2 A zu geben, die als Bescheinigungen zeitweiliger Arbeitslosigkeit wegen Schlechtwetters oder aus wirtschaftlichen Gründen ausgestellt werden. Der Arbeitgeber darf nämlich pro Monat und pro Arbeitnehmer nur ein einziges Formular C 3.2 A ausstellen, selbst wenn im Laufe des Monats verschiedene Formen von zeitweiliger Arbeitslosigkeit vorkommen.

Für Arbeitgeber des Bausektors besteht die Verpflichtung zur Führung eines Validationsbuches nicht.

Welche Formulare muss der Arbeitgeber ins Validationsbuch eintragen?

  • Ins Validationsbuch muss der Arbeitgeber nur die Formulare C 3.2 bezüglich zeitweiliger Arbeitslosigkeit wegen Schlechtwetters oder aus wirtschaftlichen Gründen eintragen, nicht aber die Formulare bezüglich der anderen Formen von zeitweiliger Arbeitslosigkeit (höhere Gewalt, technische Störung, kollektiver Jahresurlaub, Streik oder Aussperrung). Wenn er jedoch Schlechtwetter oder einen Arbeitsmangel aus wirtschaftlichen Gründen später im Monat erwartet, wird ihm angeraten, trotzdem diese Formulare ins Validationsbuch einzutragen, um sie nicht später im Laufe des Monats anfordern zu müssen.
  • Ins Validationsbuch dürfen nur die effektiv ausgestellten Formulare eingetragen werden. Ins Validationsbuch kann der Arbeitgeber die von ihm ausgefertigten, aber nicht ausgestellten Formulare (z.B. weil die Arbeitnehmer weiter beschäftigt wurden) eintragen, er ist aber nicht dazu verpflichtet.

Form des Buches

Der Arbeitgeber hat die Wahl zwischen dem elektronischen Validationsbuch (siehe http://www.socialesecurity.be/) und einem Validationsbuch in Papierform.

Der Arbeitgeber kann selbst das Modell und das Format des Buches wählen (z.B., Format Schulheft oder Format A4). Jedoch muss das Buch aus gebundenen Blättern bestehen, von denen die Seiten fortlaufend nummeriert und mit einem Deckblatt versehen sind, auf dem er seinen Nachnamen, Vornamen oder die Firmenbezeichnung sowie die Anschrift seiner Firma angibt. Er darf also nicht ein Buch mit losen Blättern oder ein Buch mit durch Ringe zusammengehefteten oder geklammerten Seiten benutzen.

Welche Vermerke muss das Buch enthalten?

Jede Seite des Buches muss in 4 Spalten aufgeteilt sein, in denen der Arbeitgeber die folgenden Vermerke einträgt: 

  • in der ersten Spalte: den Monat auf den sich das Formular bezieht;
  • in der zweiten Spalte: die Nummer des Formulars
  • in der dritten Spalte: der Name, Vorname und die Erkennungsnummer der sozialen Sicherheit (die ENSS-Nummer) des Arbeitnehmers
  • in der vierten Spalte: eventuelle Bemerkungen (z.B. im Falle von Verlust).

Im elektronischen Validationsbuch sind die obligatorischen Felder festgesetzt.

Beglaubigung des Buchs in Papierform

Bevor das Buch benutzt wird, muss der Arbeitgeber es beim Arbeitslosenamt beglaubigen lassen, das für den Ort zuständig ist, wo das Buch geführt wird, d.h. den Ort, wo die Formulare C 3.2 normalerweise ausgefertigt werden. Wenn kein Platz mehr in dem Buch ist, muss er ein neues Buch unter Vorlage des alten Buches beim Arbeitslosenamt des LfA beglaubigen lassen.

Wie ausfüllen?

Die Angaben müssen ins Validationsbuch spätestens an dem Tag, wo der Arbeitgeber die Formulare ausstellt, eingetragen werden.

Wenn der Arbeitgeber das Validationsbuch in Papierform benutzt, muss er es mit unauslöschlicher Tinte ausfüllen. Er kann eventuell einen Rechnerausdruck oder einen vorgedruckten Aufkleber, die die erforderlichen Angaben enthalten, aufkleben.

Der Arbeitgeber ist nicht dazu angehalten, die Nummer des ausgehändigten Formulars neben dem Namen eines jeden Arbeitnehmers anzugeben, sofern die aufgelisteten Angaben es ermöglichen, für jeden einzelnen Arbeitnehmer der Nummer des Formulars zurückzufinden (z.B. wenn der Arbeitgeber nur die Nummer des Formulars des ersten und des letzten Arbeitnehmers angibt, müssen alle - nicht eingetragenen - dazwischenliegenden Nummern einander folgen).

Was macht man, wenn der Arbeitnehmer das Kontrollformular C 3.2 A verloren hat?

Wenn der Arbeitnehmer das Formular C 3.2 A verloren hat, ist es dem Arbeitgeber nicht erlaubt, ihm ein neues Formular auszustellen. Der Arbeitnehmer muss beim zuständigen Arbeitslosenamt ein unbeschriebenes Formular C 3.2 A beantragen, auf dem das Arbeitslosenamt seinen Stempelabdruck mit dem Vermerk "Duplikat" anbringt. Im Prinzip darf der Arbeitnehmer nur ein einziges Mal pro Jahr ein Duplikat beim LfA anfordern. Das Duplikat muss in das Validationsbuch eingetragen werden.

Wenn der Arbeitgeber ein elektronisches Validationsbuch führt, wird das Duplikat vom Arbeitslosenamt in das Validationsbuch eingetragen.

Wenn der Arbeitgeber ein papiernes Validationsbuch führt, teilt das Arbeitslosenamt ihm die Nummer des Duplikats per Post mit.

Der Arbeitgeber trägt diese Nummer in das Validationsbuch ein. In der Spalte "Bemerkungen" trägt er den Vermerk "Duplikat" und die Nummer des ursprünglichen Formulars ein.

Wo und wie lange muss der Arbeitgeber das Validationsbuch in Papierform aufbewahren?

Der Arbeitgeber muss das Validationsbuch den Kontrolldiensten des LfA bereithalten, und zwar an dem Ort in Belgien, wo die Formulare C 3.2 A üblicherweise ausgefertigt werden.

Wenn die Formulare an verschiedenen Betriebssitzen ausgefertigt werden, muss er über ein Validationsbuch an jedem Betriebssitz verfügen.

Wenn die Formulare von einem Sozialsekretariat ausgefertigt werden, darf das Validationsbuch an diesem Ort aufbewahrt werden.

Der Arbeitgeber muss das Validationsbuch 5 Jahre aufbewahren. Diese 5 Jahre laufen ab dem ersten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die letzte Angabe eingetragen worden ist.

Das elektronische Validationsbuch wird den Kontrolldiensten in elektronischer Form während desselben Zeitraumes und unabhängig vom Betriebssitz zur Verfügung gehalten.

Was riskiert der Arbeitgeber, wenn er die Verpflichtungen in Sachen Validationsbuch nicht beachtet?

In diesem Fall setzt der Arbeitgeber sich einer Verwaltungssanktion oder einer strafrechtlichen Sanktion aus. Die Sozialkontrolleure des LfA sind befugt, Protokolle zu erstellen, wenn der Arbeitgeber sich weigert oder es unterlassen hat, die Dokumente unter den gesetzlich vorgesehenen Bedingungen und binnen den gesetzlich vorgesehenen Fristen nach Maßgabe des Erlasses über die Arbeitslosigkeit auszufüllen oder auszufertigen. Dies gilt ebenfalls, wenn der Arbeitgeber ein Validationsbuch benutzt, das nicht vom Arbeitslosenamt des LfA beglaubigt wurde.

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