Zeitweilige Arbeitslosigkeit – Betriebe für angepasste Arbeit (PK 327)

Einleitung

Seit dem 01.01.2025 sind Arbeitnehmende verpflichtet, ihre Kontrollkarte bei zeitweiliger Arbeitslosigkeit (eC3.2) elektronisch auszufüllen. Die Verwendung einer Papierkontrollkarte C3.2A ist daher nicht mehr möglich. Daraus folgt, dass der Arbeitgeber keine Papierkontrollkarten C3.2A mehr an die Arbeitnehmenden aushändigen darf.

Unterliegen Sie jedoch der Paritätischen Kommission für beschützte Werkstätten und soziale Werkstätten (PK 327)? Dann können Sie den Arbeitnehmenden, die Sie in die zeitweilige Arbeitslosigkeit versetzen, weiterhin Papierkontrollkarten C3.2A aushändigen. Sie sind also weiterhin verpflichtet, ein Validierungsbuch zu führen.

Nachstehend finden Sie weitere Erläuterungen zu diesem Verfahren.

Die papierne Kontrollkarte C3.2A

Aushändigung

• Sie müssen von sich aus, spätestens am ersten Tag effektiver Arbeitslosigkeit des Monats, vor dem normalen Arbeitsbeginn, allen Arbeitnehmenden, die Sie in die zeitweilige Arbeitslosigkeit versetzen, eine papierne Kontrollkarte C3.2A für zeitweilige Arbeitslosigkeit aushändigen.

Wenn die zeitweilige Arbeitslosigkeit im darauffolgenden Monat andauert, müssen Sie der betreffenden Person vor dem ersten Tag effektiver Arbeitslosigkeit dieses Monats eine neue papierne Kontrollkarte C3.2A aushändigen.

• Bevor Sie die Kontrollkarte aushändigen, müssen Sie sie in bestimmten Fällen in ein Validierungsbuch eintragen (siehe unten).

Sie haben die Wahl zwischen der Führung eines papiernen Validierungsbuchs oder der Nutzung eines elektronischen Validierungsbuchs über das Portal der Sozialen Sicherheit.

Wenn Sie die Kontrollkarte C3.2A selbst an Leiharbeitskräfte aushändigen, müssen Sie für diese Arbeitskräfte ein papiernes Validierungsbuch verwenden.

• Sie dürfen pro Monat und pro Arbeitnehmenden nur eine einzige Kontrollkarte C3.2A in Papierform aushändigen, selbst wenn im Laufe des Monats mehrere Formen zeitweiliger Arbeitslosigkeit auftreten.
• Haben Arbeitnehmende die papierne Kontrollkarte C3.2A verloren, dürfen Sie ihnen keine neue Karte aushändigen.

Bei Verlust muss die betreffende Person schnellstmöglich beim zuständigen Arbeitslosenamt des LfA eine leere papierne Kontrollkarte C3.2A beantragen, auf die das Arbeitslosenamt des LfA seinen Stempel und den Vermerk "Duplikat" setzt.

Die betreffende Person kann diesen Schritt persönlich oder über ihre Zahlstelle unternehmen. Dieses Duplikat gilt für den Zeitraum ab dem Tag, an dem das Arbeitslosenamt des LfA kontaktiert wurde.

Für den vorhergehenden Zeitraum beurteilt die Direktion des Arbeitslosenamts, ob das Duplikat eine Entschädigung veranlassen kann oder nicht.

Im Grundsatz kann ein Duplikat einmal pro Jahr beantragt werden.

• Haben Arbeitnehmende Angaben auf der papiernen Kontrollkarte C3.2A durchgestrichen, dürfen Sie ihnen keine neue Karte aushändigen.

Wenn sich die betreffende Person beim Ausfüllen ihrer Kontrollkarte geirrt hat, muss sie sich an das zuständige Arbeitslosenamt des LfA wenden (persönlich oder über ihre Zahlstelle).

Im Grundsatz können Tage, die auf der Kontrollkarte durchgestrichen, ausradiert, mit Tipp-Ex überdeckt, fehlerhaft oder mehrdeutig ausgefüllt wurden, keine Entschädigung veranlassen.

Die Direktion des Arbeitslosenamts kann die Entschädigung jedoch bei Gutgläubigkeit der Arbeitnehmenden akzeptieren, wenn es sich lediglich um einen Sachfehler handelt.

Diese müssen allerdings den Nachweis erbringen, dass ein Sachfehler vorliegt. Dies können sie tun, indem sie ihrer Kontrollkarte eine ehrenwörtliche Erklärung beifügen.

Die Direktion des Arbeitslosenamts kann bei ihrer Beurteilung beispielsweise berücksichtigen, ob ein solcher Antrag wiederholt gestellt wurde.

Ein Antrag gilt als wiederholter Antrag, wenn innerhalb des Jahres vor dem neuen Abweichungsantrag bereits eine Abweichung gewährt wurde.

Hinweis: Betriebe für angepasste Arbeit können für die Zielgruppenarbeitnehmenden bei dem LfA eine Abweichung vom Regelverfahren bezüglich der Führung der Papierkontrollkarte C3.2A-Zeitweilige Arbeitslosigkeit beantragen.

Wenn Sie diese Möglichkeit in Anspruch nehmen möchten, müssen Sie bei dem zuständigen Arbeitslosenamt des LfA für den Ort, an dem sich der Betriebssitz Ihres Unternehmens befindet, eine Abweichung beantragen. Hierzu können Sie den Antrag auf Abweichung C3.2A Betrieb für angepasste Arbeit verwenden.

Leere Kontrollkarten C3.2A beziehen

Die papiernen Kontrollkarten C3.2A sind nummeriert und dürfen nicht selbst ausgedruckt werden.

Leere Exemplare der Karte C3.2A sind kostenlos bei der Verwaltungsstelle des Arbeitslosenamts des LfA erhältlich.

Das Sozialsekretariat kann unter bestimmten Voraussetzungen die papierne Kontrollkarte C3.2A selbst auf Papier mit Wasserzeichen (mit dem Logo des LfA) drucken.

In diesem Fall trägt die Kontrollkarte die Bezeichnung „C3.2A-S“.

Das Sozialsekretariat muss auf der Kontrollkarte C3.2A-S eine Laufnummer sowie eine Genehmigungsnummer angeben, die es von der Direktion Regelung des LfA erhalten hat.

Was müssen Arbeitnehmende mit ihrer papiernen Kontrollkarte C3.2A tun?

• Arbeitnehmende müssen im Besitz der Karte sein und sie dem Sozialinspektor bzw. der Sozialinspektorin vorzeigen können, wenn sie darum gebeten werden.

Wenn Sie das abweichende Verfahren anwenden (siehe oben), können die Karten in einem Schrank am Arbeitsplatz der Arbeitnehmenden aufbewahrt werden, nachdem sie korrekt ausgefüllt wurden.

• Ab dem ersten Tag effektiver Arbeitslosigkeit müssen Arbeitnehmende die Karte gemäß den darauf vermerkten Anweisungen ausfüllen. So müssen sie unter anderem (vor Arbeitsbeginn) alle Arbeitsleistungen angeben, die sie für sich selbst oder für Dritte erbringen, sowie Krankheitstage, Urlaubstage und nicht gearbeitete Tage, die Arbeitsentgelt abdeckt.

Wenn Sie das abweichende Verfahren anwenden (siehe oben), können Sie Ihren Zielgruppenarbeitnehmenden helfen, die Karte korrekt auszufüllen, bevor sie die Arbeit aufnehmen.

• Am Monatsende reichen Arbeitnehmende die Kontrollkarte zur Auszahlung bei einer Zahlstelle (CSC, FGTB, HfA, SYNOVA) ihrer Wahl ein.
• Wenn trotz der Mitteilung über voraussichtliche Arbeitslosigkeit doch keine Arbeitslosigkeit eingetreten ist, brauchen Arbeitnehmende die Kontrollkarte am Monatsende nicht einzureichen und kann die Karte entsorgt werden.

Das Validierungsbuch

Welche papiernen Kontrollkarten müssen Sie in das Validierungsbuch eintragen?

• Sie müssen nur die papiernen Kontrollkarten C 3.2.A in das Validierungsbuch eintragen, die sich auf zeitweilige Arbeitslosigkeit wegen ungünstiger Witterung oder aus wirtschaftlichen Gründen beziehen.

Sie müssen die Kontrollkarten für die anderen Formen zeitweiliger Arbeitslosigkeit (höhere Gewalt, technische Störung, kollektiver Jahresurlaub, Streik oder Aussperrung) nicht eintragen.

Wenn Sie allerdings damit rechnen, dass es im Laufe des Monats noch zu ungünstiger Witterung oder zu Arbeitsmangel aus wirtschaftlichen Gründen kommen könnte, empfiehlt es sich, diese Kontrollkarten dennoch in das Validierungsbuch einzutragen.

• Es dürfen nur die Kontrollkarten in das Validierungsbuch eingetragen werden, die tatsächlich ausgehändigt wurden.

Sie können die Kontrollkarten, die Sie angefertigt, aber nicht ausgehändigt haben (z. B. weil die Arbeitnehmenden letztlich doch weiterbeschäftigt wurden), in das Validierungsbuch eintragen, dies ist aber nicht obligatorisch.

Welche Form muss das Buch haben?

Sie haben die Wahl zwischen dem elektronischen Validierungsbuch und dem papiernen Validierungsbuch.

Wenn Sie sich für das papierne Validierungsbuch entscheiden, können Sie das Modell und das Format des Buchs selbst wählen (z. B. Schulheftformat oder DIN-A4-Format).

Allerdings muss das Buch aus gebundenen Blättern bestehen, deren Seiten fortlaufend nummeriert sind, und mit einem Deckblatt versehen sein, auf dem Sie den Vor- und Nachnamen oder die Firma sowie die Adresse des Unternehmens angeben.

Sie dürfen also kein Buch mit losen Blättern verwenden und kein Buch, dessen Seiten zusammengeheftet oder mit Ringen verbunden sind.

Papiernes Validierungsbuch

Beglaubigung des papiernen Validierungsbuchs

Bevor Sie das Buch verwenden, müssen Sie es beim zuständigen Arbeitslosenamt des LfA beglaubigen lassen, das für den Ort zuständig ist, an dem das Buch geführt wird, d. h. für den Ort, an dem die Kontrollkarten C 3.2A üblicherweise angefertigt werden.

Wenn das Buch voll ist, müssen Sie ein neues Buch beim Arbeitslosenamt des LfA unter Vorlage des vorhergehenden Buchs beglaubigen lassen.

Ausfüllen des papiernen Validierungsbuchs

Jede Seite des papiernen Validierungsbuchs muss in 4 Spalten unterteilt werden, in die Sie folgende Angaben eintragen:

Validierungsbuch

In die erste Spalte	Den Monat, auf den sich das Formular bezieht
In die zweite Spalte	Die Nummer der Karte
In die dritte Spalte	Name, Vorname und Erkennungsnummer der Sozialen Sicherheit der/des Arbeitnehmenden (ENSS-Nummer)
In die vierte Spalte	Eventuelle Anmerkungen (z. B. bei Verlust der Karte)

Im elektronischen Validierungsbuch sind die Pflichtfelder vordefiniert.

Die Daten müssen spätestens an dem Tag in das Validierungsbuch eingetragen werden, an dem Sie die Kontrollkarten aushändigen.

Wenn Sie das papierne Validierungsbuch verwenden, müssen Sie es mit unauslöschlicher Tinte ausfüllen. Sie können auch eine Computerliste oder computergestützte Etiketten mit den erforderlichen Angaben einkleben.

Sie sind nicht verpflichtet, die Nummer der ausgehändigten Kontrollkarte neben dem Namen jeder/jedes Arbeitnehmenden anzugeben, sofern die aufgeführten Daten es ermöglichen, die Nummer eindeutig zuzuordnen (z. B. wenn Sie nur die Kontrollkartennummer der ersten und der/des letzten Arbeitnehmenden angeben, müssen die nicht aufgeführten Zwischennummern eine ununterbrochene Reihenfolge bilden).

Registrierung von Duplikaten, die von dem LfA ausgestellt wurden

Wenn Sie ein elektronisches Validierungsbuch führen, wird das Duplikat vom Arbeitslosenamt des LfA in das Validierungsbuch eingetragen.

Wenn Sie ein papiernes Validierungsbuch führen, teilt Ihnen das Arbeitslosenamt des LfA die Nummer des Duplikats per Post mit. Sie tragen sie in das Validierungsbuch ein.

In die Spalte „Anmerkungen“ tragen Sie den Vermerk „Duplikat“ und die Nummer des Originalformulars ein.

Aufbewahrungsfrist des papiernen Validierungsbuchs

Sie müssen das Buch in Belgien an dem Ort, an dem die papiernen Kontrollkarten C 3.2 A üblicherweise angefertigt werden, für die Kontrolldienste des LfA bereithalten.

Wenn die Karten an verschiedenen Betriebssitzen angefertigt werden, müssen Sie an jedem Betriebssitz über ein Validierungsbuch verfügen.

Wenn die Karten von einem Sozialsekretariat angefertigt werden, kann das Validierungsbuch dort aufbewahrt werden.

Sie müssen das Validierungsbuch 5 Jahre lang aufbewahren. Diese Frist beginnt am ersten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde.

Das elektronische Validierungsbuch wird den Kontrolldiensten während desselben Zeitraums in elektronischer Form zur Verfügung gehalten, unabhängig vom Betriebssitz.

Nichteinhaltung der Pflichten in Bezug auf das Validierungsbuch

In diesem Fall droht Ihnen eine Verwaltungsstrafe oder eine strafrechtliche Sanktion.

Die Sozialkontrolleure des LfA sind befugt, ein Protokoll zu erstellen, wenn ein Arbeitgeber die durch den Arbeitslosigkeitserlass vorgesehenen Dokumente innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Bedingungen und Fristen nicht angefertigt oder ausgefüllt hat oder sich geweigert hat, dies zu tun.

Dies gilt auch, wenn er ein Validierungsbuch verwendet, das nicht vom Arbeitslosenamt des LfA beglaubigt wurde.