Das Validierungsbuch

Einführung

Seit dem 01.01.2025 muss die Kontrollkarte zeitweilige Arbeitslosigkeit vom Arbeitnehmer elektronisch ausgefüllt werden.

Daraus folgt, dass Sie den Arbeitnehmern keine Papierkontrollkarten C3.2A mehr ausstellen dürfen und somit auch kein Validationsbuch mehr führen müssen, wie es früher bei zeitweiliger Arbeitslosigkeit wegen ungünstiger Witterung oder aus wirtschaftlichen Gründen der Fall war.

Es gibt 2 Ausnahmefälle :

• Wenn Sie von der Übergangsregelung Gebrauch machen, wie sie im Infoblatt E2/T2 – Übergangsregelung beschrieben ist, dürfen Sie bis spätestens 30.06.2025 weiterhin Papierkontrollkarten C3.2A ausstellen.  
• Wenn Sie der paritätischen Kommission für Betriebe für angepasste Arbeit (PK 327) unterstehen, dürfen Sie den Arbeitnehmern unbefristet weiterhin Papierkontrollkarten C3.2A ausstellen.

Dieses Infoblatt erklärt Ihnen wie Sie vorgehen müssen, wenn Sie Ihren Arbeitnehmern noch Papierkontrollkarten C3.2A ausstellen dürfen und diese somit bei zeitweiliger Arbeitslosigkeit wegen ungünstiger Witterung oder aus wirtschaftlichen Gründen in ein Validationsbuch eintragen müssen.

Welche Kontrollkarten müssen Sie ins Validierungsbuch eintragen?

• Ins Validierungsbuch müssen Sie nur die Kontrollkarten C 3.2 in Bezug auf zeitweilige Arbeitslosigkeit wegen Schlechtwetter oder aus wirtschaftlichen Gründen eintragen, nicht aber die Kontrollkarten in Bezug auf die anderen Formen von zeitweiliger Arbeitslosigkeit (höhere Gewalt, technische Störung, kollektiver Jahresurlaub, Streik oder Aussperrung). Wenn Sie jedoch Schlechtwetter oder einen Arbeitsmangel aus wirtschaftlichen Gründen später im Monat erwarten, wird Ihnen angeraten, diese Kontrollkarten trotzdem ins Validierungsbuch einzutragen, um sie nicht später im Laufe des Monats einsammeln zu müssen.
• Ins Validierungsbuch müssen nur die effektiv ausgestellten Kontrollkarten obligatorisch eingetragen werden. Ins Validierungsbuch dürfen Sie die von Ihnen ausgefertigten, aber nicht ausgestellten Kontrollkarten (z.B., weil die Arbeitnehmer weiter beschäftigt wurden) eintragen. Sie sind aber nicht dazu verpflichtet.

Form des Buches

Sie haben die Wahl zwischen dem elektronischen Validierungsbuch (siehe  http://www.socialesecurity.be/)und einem Validierungsbuch in Papierform.

Sie können selbst das Modell und das Format des Buches wählen (z. B., Format Schulheft oder Format A4). Jedoch muss das Buch aus gebundenen Blättern bestehen, von denen die Seiten fortlaufend nummeriert und mit einem Deckblatt versehen sind, auf dem Sie Ihren Nachnamen, Vornamen oder den gemeinsamen Namen sowie die Anschrift Ihrer Firma angeben. Sie dürfen also nicht ein Buch mit losen Blättern oder ein Buch mit geklammerten oder durch Ringe zusammengehefteten Seiten benutzen.

Welche Vermerke muss das Buch enthalten?

Jede Seite des Buches muss in 4 Spalten aufgeteilt sein, in denen Sie die folgenden Vermerke eintragen:

Im elektronischen Validierungsbuch sind die obligatorischen Felder bereits festgelegt.

Beglaubigung des Buchs in Papierform

Bevor Sie das Buch benutzen, müssen Sie es beim Arbeitslosenamt beglaubigen lassen, das für den Ort zuständig ist, wo das Buch geführt wird, d. h. den Ort, wo die Kontrollkarten C 3.2 normalerweise ausgefertigt werden. Bei Platzmangel im Buch müssen Sie ein neues Buch unter Vorlage des alten Buches vom Arbeitslosenamt des LfA beglaubigen lassen.

Wie ausfüllen?

Die Angaben müssen ins Validierungsbuch spätestens an dem Tag, an dem Sie die Kontrollkarten ausstellen, eingetragen werden.

Wenn Sie das Validierungsbuch in Papierform benutzen, müssen Sie es mit unauslöschlicher Tinte ausfüllen. Sie können darin eventuell einen Rechnerausdruck oder einen vorgedruckten Aufkleber, der die erforderlichen Angaben enthält, aufkleben.

Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Nummer der ausgehändigten Kontrollkarte neben dem Namen eines jeden Arbeitnehmers einzutragen, sofern die aufgelisteten Angaben es ermöglichen, für jeden einzelnen Arbeitnehmer der Nummer der Kontrollkarte zurückzufinden (z. B., wenn Sie nur die Nummer der Kontrollkarte des ersten und des letzten Arbeitnehmers angeben, müssen alle – nicht eingetragenen – dazwischenliegenden Nummern einander folgen).

Was tun Sie, wenn der Arbeitnehmer die Kontrollkarte C 3.2 A verloren hat?

Wenn der Arbeitnehmer die Kontrollkarte C 3.2 A verloren hat, ist es Ihnen nicht erlaubt, ihm eine neue Kontrollkarte auszustellen. Der Arbeitnehmer muss beim örtlich zuständigen Arbeitslosenamt eine unausgefüllte Kontrollkarte C 3.2 A beantragen, auf dem das Arbeitslosenamt seinen Stempelabdruck mit dem Vermerk "Duplikat" anbringt. Im Prinzip darf der Arbeitnehmer nur ein einziges Mal alle 12 Monate ein Duplikat bei dem LfA anfordern.  Das Duplikat muss in das Validierungsbuch eingetragen werden.

Wenn Sie ein elektronisches Validierungsbuch führen, wird das Duplikat vom Arbeitslosenamt in das Validierungsbuch eingetragen.

Wenn Sie ein papiernes Validierungsbuch führen, teilt das Arbeitslosenamt ihm die Nummer des Duplikats per Post mit.

Sie tragen diese Nummer in das Validierungsbuch ein. In der Spalte "Bemerkungen" tragen Sie den Vermerk "Duplikat" und die Nummer der ursprünglichen Kontrollkarte ein.

Wo und wie lange müssen Sie das Validierungsbuch in Papierform aufbewahren?

Sie müssen das Validierungsbuch den Kontrolldiensten des LfA bereithalten, und zwar an dem Ort in Belgien, wo die Kontrollkarten C 3.2 A üblicherweise ausgefertigt werden.

Wenn die Kontrollkarten an verschiedenen Betriebssitzen ausgefertigt werden, müssen Sie über ein Validierungsbuch an jedem Betriebssitz verfügen.

Wenn die Kontrollkarten von einem Sozialsekretariat ausgefertigt werden, darf das Validierungsbuch an diesem Ort aufbewahrt werden.

Sie müssen das Validierungsbuch 5 Jahre aufbewahren. Diese 5 Jahre laufen ab dem ersten Tag des Monats, der auf den Monat des letzten Eintrags folgt.

Das elektronische Validierungsbuch wird den Kontrolldiensten in elektronischer Form während desselben Zeitraumes und unabhängig vom Betriebssitz zur Verfügung gehalten.

Was riskieren Sie, wenn Sie Ihren Pflichten hinsichtlich des Validierungsbuches nicht nachkommen?

Bei Verletzung dieser Pflichten droht dem Arbeitgeber eine Verwaltungssanktion oder eine strafrechtliche Sanktion. Die Sozialkontrolleure des LfA sind befugt, Protokolle zu erstellen, wenn der Arbeitgeber sich weigert oder es unterlassen hat, die Dokumente unter den gesetzlich vorgesehenen Bedingungen und binnen den gesetzlich vorgesehenen Fristen nach Maßgabe des Erlasses über Arbeitslosigkeit auszufüllen oder auszufertigen. Dies gilt ebenfalls, wenn der Arbeitgeber ein Validierungsbuch benutzt, das nicht vom Arbeitslosenamt des LfA beglaubigt wurde.