Die elektronische Kontrollkarte eC3.2

Warum dieses Infoblatt?

Seit dem 01.08.2016 bietet ein rechtlicher Rahmen die Möglichkeit, bei zeitweiliger Arbeitslosigkeit eine elektronische Version der C3.2A-Kontrollkarte zu verwenden. Die dafür entwickelte elektronische Anwendung wird seit dem 01.05.2018 von einer Reihe von Pilotunternehmen genutzt.

Ab dem 01.09.2023 wird diese Anwendung für alle Arbeitnehmenden zugänglich gemacht, die in die zeitweilige Arbeitslosigkeit versetzt werden. Dabei handelt es sich nicht um eine Verpflichtung. Es bleibt möglich, weiterhin die Papierkontrollkarte C3.2A zu verwenden.

Dieses Infoblatt erklärt die Verwendung der elektronischen Kontrollkarte eC3.2.

Warum eine Kontrollkarte?

Alle Arbeitnehmenden, die von ihrem Arbeitgeber in die zeitweilige Arbeitslosigkeit versetzt werden, müssen ab dem ersten Tag der Arbeitslosigkeit im Besitz einer Kontrollkarte sein und diese gemäß den darauf vermerkten Anweisungen ausfüllen. Für Arbeitnehmende des Bausektors gilt diese Verpflichtung ab dem ersten Tag des Monats, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber zeitweilige Arbeitslosigkeit eingeführt hat, oder nicht.

Arbeitgeber können zwar noch eine Kontrollkarte C3.2A in Papierform ausstellen, aber ab dem 01.09.2023 haben alle Arbeitnehmenden, die zeitweilig arbeitslos gemeldet wurden, auch die Möglichkeit, eine elektronische Kontrollkarte eC3.2 zu verwenden.

Für Arbeitnehmende, die sich für die Nutzung der elektronischen Kontrollkarte entscheiden, sind Arbeitgeber von der Pflicht befreit, weiterhin Papierkontrollkarten C3.2A auszustellen und diese Karten, wenn erforderlich, in das Validierungsbuch einzutragen (weitere Informationen hierzu finden Sie im Infoblatt E20 "Das Validierungsbuch").

Bedingungen für die Verwendung der elektronischen Kontrollkarte eC3.2

Die Verwendung der elektronischen Kontrollkarte ist nur möglich:

• entweder, wenn dies auf Unternehmensebene per Kollektivvertrag oder in arbeitsrechtlichen Vorschriften vorgesehen wurde. In diesem Fall sind alle Arbeitnehmenden verpflichtet, die elektronische Kontrollkarte zu verwenden. Der Arbeitgeber muss dies dem Büro des LfA mitteilen, in dem sich der Gesellschaftssitz des Unternehmens befindet, was über das Kontaktformular auf der LfA-Website erfolgen kann;
• oder nach Abschluss einer gegenseitigen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmendem. die mit dem Arbeitgeber eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben, die elektronische Kontrollkarte verwenden. Die anderen Arbeitnehmenden verwenden dann weiterhin die vom Arbeitgeber ausgehändigte Papierkontrollkarte C3.2A. Hierzu können Sie diese Modellvereinbarungverwenden. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, diese individuellen Vereinbarungen dem LfA mitzuteilen.

Verfahren zur Verwendung der elektronischen Kontrollkarte eC3.2

Die elektronische Anwendung Kontrollkarte eC3.2 gibt es in einer PC-Version (www.socialsecurity.be\Bürger\Arbeit und Arbeitslosigkeit\Online-Dienste) oder in einer App-Version (eC32) für das Smartphone. Arbeitnehmende können sich über itsme oder über eID anmelden.

Bevor der Arbeitnehmer die Anwendung nutzen kann, muss er eine eine „ehrenwörtliche Erklärung“ abgeben, in der er sich verpflichtet, ab dem laufenden oder dem nächsten Monat (und darüber hinaus) nur noch elektronisch vorzugehen. Diese Vereinbarung wird der Zahlstelle und dem LfA übermittelt, damit das LfA darüber informiert ist, dass der Arbeitnehmer ab dem angegebenen Monat nur noch die elektronische Anwendung verwenden wird.

Jeden Monat erhält der Arbeitgeber in seiner eBox vom LfA eine Übersicht über alle seine Arbeitnehmenden, die die ehrenwörtliche Erklärung abgegeben haben und somit die elektronische Kontrollkarte verwenden.

Hinweis

• Es ist zu unterscheiden zwischen der ehrenwörtlichen Erklärung, welche der Arbeitnehmer abgeben muss, wenn er die elektronische Kontrollkarte zum ersten Mal verwendet, und der oben erwähnten Modellvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über die Verwendung der elektronischen Kontrollkarte eC3.2.

Mit der ehrenwörtlichen Erklärung erklärt der Arbeitnehmer, dass eine (allgemeine oder individuelle) Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Verwendung des eC3.2 besteht, dass er die Kontrollkarte korrekt ausfüllen wird und dass er das Benutzerhandbuch (siehe unten) der elektronischen eC3.2 gelesen hat.

• Die Verwendung der elektronischen Kontrollkarte Vollarbeitslosigkeit ist von der Verwendung der elektronischen Kontrollkarte zeitweilige Arbeitslosigkeit getrennt. Wenn der Arbeitnehmer bereits die elektronische Kontrollkarte Vollarbeitslosigkeit verwendet hat und auch die elektronische Kontrollkarte eC3.2 verwenden möchte, muss er dafür eine neue Erklärung abgeben.

Verfahren zur Verwendung der elektronischen Kontrollkarte eC3.2 durch Grenzgänger/-innen

Wenn Sie als Grenzgänger/-in das elektronische eC3.2 benutzen möchten, können Sie auf die eC3.2-Anwendung über eIDAS (Desktop) oder einen anderen digitalen Schlüssel (Smartphone-Anwendung) zugreifen.

Dazu müssen Sie sich zunächst persönlich bei einer Registrierungsstelle registrieren lassen: bei dem FÖD Politik und Unterstützung (BOSA), bei der Gemeindeverwaltung oder bei einem Arbeitslosenamt des LfA.

Sie können über unser Kontaktcenter, unter der Nummer 02 515.44.44, einen Registrierungstermin bei einem Arbeitslosenamt des LfA vereinbaren. Wenn Sie sich dafür entscheiden, für die Registrierung ein Arbeitslosenamt des LfA aufzusuchen, müssen Sie das Original Ihres Personalausweises, Ihrer BIS-Nummer und eine E-Mail-Adresse mitbringen.

Wenn viele Grenzgängerinnen und Grenzgänger den digitalen Schlüssel kurzfristig erhalten müssen (z. B., weil die Verwendung der Kontrollkarte eC3.2 in dem Unternehmen, in dem Sie beschäftigt sind, allgemein eingeführt wird), kann sich Ihr Arbeitgeber an das LfA wenden, um zu sehen, wie die Registrierung in wenigen Schritten erfolgen kann.

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer in den Dienst eines neuen Arbeitgebers tritt?

Wenn der Arbeitnehmer bei einem neuen Arbeitgeber anfängt, darf er die elektronische Kontrollkarte eC3.2 nur dann weiter verwenden, wenn ihre Verwendung auch bei dem neuen Arbeitgeber allgemein vorgesehen ist oder wenn er mit dem neuen Arbeitgeber eine gegenseitige Vereinbarung darüber trifft.

Ist dies nicht der Fall, muss der Arbeitnehmer dem LfA (über seine Zahlstelle) unverzüglich mitteilen, dass er die elektronische Kontrollkarte nicht mehr weiter verwenden kann..

Wie wird die Karte ausgefüllt?

Der Arbeitnehmer muss den Kalender in der elektronischen Kontrollkarte ab dem ersten Tag der effektiven Arbeitslosigkeit eines jeden Monats, in dem er zeitweilig arbeitslos ist, gemäß den darin enthaltenen Anweisungen ausfüllen. Für Arbeitnehmende des Bausektors gilt diese Verpflichtung ab dem ersten Tag des Monats.

• Arbeitslosigkeitstage werden leer gelassen.
• Tage, für die kein Anspruch auf Arbeitslosengeld besteht (aufgrund von Arbeit, Arbeitsunfähigkeit, Urlaub, anderen Hinderungsgründen ...) werden in die Kontrollkarte eingetragen.

Ab dem letzten Werktag eines jeden Monats bestätigt der Arbeitnehmer den Kalender und sendet er die elektronische Kontrollkarte an seine Zahlstelle.

Eine Anleitung (auf Französisch und Niederländisch) zur Verwendung der elektronischen Kontrollkarte ist auch auf dem Portal der sozialen Sicherheit (www.socialsecurity.be) verfügbar.

Was geschieht, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend nicht in der Lage ist, die Vereinbarung über die Verwendung der elektronischen Kontrollkarte einzuhalten?

Beispiel: Die Arbeitnehmerin hat ihr Smartphone verloren, kann nicht auf die elektronische Anwendung zugreifen, weil ihr itsme-Konto gesperrt wurde ...

In diesem Fall kann die Arbeitnehmerin eine vorübergehende Aufhebung der Verpflichtung zur Verwendung der elektronischen Kontrollkarte beantragen.

Dazu muss sie über ihre Zahlstelle ein Formular C3E-WIDERRUF bei dem LfA einreichen, auf dem sie den Grund angibt, warum die elektronische Kontrollkarte vorübergehend nicht benutzt werden kann.

Wenn das LfA den vorübergehenden Widerruf akzeptiert, kann sie für den laufenden und den folgenden Monat eine von dem LfA ausgestellte Papierkontrollkarte C3.2A verwenden. Der Arbeitgeber braucht diese Kontrollkarten nicht in das Validierungsbuch einzutragen

Kann der Arbeitnehmer die Zustimmung zur Verwendung der elektronischen Kontrollkarte auf unbestimmte Zeit widerrufen?

Wenn der Arbeitnehmer die elektronische Kontrollkarte eC3.2 auf unbestimmte Zeit nicht mehr verwenden möchte, muss er über seine Zahlstelle ein Formular C3E-WIDERRUF bei dem LfA einreichen.

Ein endgültiger Widerruf kann frühestens am ersten Tag des Monats nach Eingang des Formulars C3E-WIDERRUF bei dem Arbeitslosenamt des LfA wirksam werden.

Akzeptiert das LfA den endgültigen Widerruf, muss der Arbeitnehmer für die Zukunft wieder eine Papierkontrollkarte C3.2A verwenden.

In diesem Fall stellt das LfA dem Arbeitnehmer für den Monat, ab dem die elektronische Kontrollkarte nicht mehr verwendet wird, und für die zwei darauffolgenden Monate eine Papierkontrollkarte C3.2A aus.

Ab den Folgemonaten muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer wieder Papierkontrollkarten C3.2A ausstellen und diese gegebenenfalls in das Validierungsbuch eintragen. Der Arbeitgeber wird von dem LfA schriftlich darüber benachrichtigt.

Wichtiger Hinweis: Arbeitnehmende können keinen endgültigen Widerruf der Nutzung der elektronischen Kontrollkarte e-C3.2 beantragen, wenn der Kollektivvertrag oder die Arbeitsordnung die Verwendung der elektronischen Kontrollkarte im Unternehmen vorsieht.

Kann der Arbeitgeber sich der Verwendung der elektronischen Kontrollkarte eC3.2 widersetzen?

Der Arbeitgeber hat keinen Zugriff auf die elektronische Anwendung. Folglich kann der Arbeitgeber das Bestehen einer Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer über die Verwendung der elektronischen Kontrollkarte zu dem Zeitpunkt, wo der Arbeitnehmer die Verpflichtung zur Verwendung der elektronischen Kontrollkarte eingeht, nicht bestätigen.

Der Arbeitgeber erhält monatlich in seine eBox eine Liste aller Arbeitnehmenden, die der Verwendung der elektronischen Kontrollkarte in der elektronischen Anwendung zugestimmt haben, zusammen mit einem Begleitschreiben.

• Wenn der Arbeitgeber der Verwendung der elektronischen Kontrollkarte für die aufgelisteten Arbeitnehmenden zustimmt, braucht er nichts zu unternehmen (der Arbeitgeber muss keine Papierkontrollkarten C3.2A mehr ausstellen oder in das Validierungsbuch eintragen);
• Wenn der Arbeitgeber die Verwendung der elektronischen Kontrollkarte für einen Arbeitnehmer der Liste ablehnt, muss er dies dem LfA über das Kontaktformular auf der LfA-Website mitteilen und dem Arbeitnehmer ab dem Folgemonat Papierkontrollkarten C3.2A ausstellen und diese gegebenenfalls in das Validierungsbuch eintragen (weitere Informationen finden Sie im Infoblatt E20 „Das Validierungsbuch").

In diesem Fall wird der Arbeitnehmer von dem LfA schriftlich davon benachrichtigt, dass sein Arbeitgeber die Verwendung der elektronischen Kontrollkarte verweigert hat und dass er selbst ab dem Monat, der auf den Eingang der Nachricht des Arbeitgebers bei dem LfA folgt, wieder im Besitz von Papierkontrollkarten C3.2A sein muss, die vom Arbeitgeber ausgestellt werden.

Was ist, wenn der Arbeitnehmer nicht in der Lage ist, die elektronische Kontrollkarte auszufüllen, jedoch deren Verwendung nicht widerrufen möchte?

Beispiel:

• Es gab am letzten Werktag voraussichtlich wirtschaftliche zeitweilige Arbeitslosigkeit. Die Arbeitnehmerin hat ihre elektronische Kontrollkarte deswegen bereits bestätigt und an ihre Zahlstelle gesandt. Sie wird aber an diesem Tag unerwartet vom Arbeitgeber zurückgerufen;
• Der Arbeitnehmer kann aufgrund von technischen Problemen im Laufe des Monats die Arbeit nicht in die Kontrollkarte eintragen, bevor er sich an die Arbeit macht. 

Der Arbeitnehmer muss das Arbeitslosenamt des LfA unverzüglich über das Kontaktformular, per E-Mail, telefonisch oder persönlich informieren. Der Arbeitnehmer erhält von dem Arbeitslosenamt des LfA eine Empfangsbestätigung über seine Meldung (C3-HINDERNIS). Mit diesem Formular kann der Arbeitnehmer im Falle einer Kontrolle beweisen, dass er das LfA rechtzeitig informiert hat.

Wenn der Arbeitnehmer dieses Verfahren befolgt, werden also keine Verwaltungssanktionen über ihn verhängt, weil er die Kontrollkarte nicht korrekt ausgefüllt hat. Ein Doppel dieses Formulars wird auch an die Zahlstelle des Arbeitnehmers übermittelt.